Politika skladnosti poslovanja družbe KOTO

1 NAMEN

Področje skladnosti poslovanja in integritete v družbi KOTO d. o. o. (v nadaljevanju KOTO) sledi določilom 6. poglavja Zakona o Slovenskem državnem holdingu, Zakona o gospodarskih družbah ter Zakona o integriteti in preprečevanju korupcije.

Skladnost poslovanja se zasleduje na vseh področjih delovanja družbe in spoštovanja veljavne zakonodaje in si prizadeva delovati v skladu z najboljšimi praksami korporativnega upravljanja, etičnimi standardi in priporočili, s ciljem uveljaviti načelo ničelne tolerance do nezakonitega in neetičnega ravnanja.

2 CILJI POLITIKE SKLADNOSTI POSLOVANJA

Politika skladnosti poslovanja družbe KOTO opredeljuje cilje in namene politike skladnosti poslovanja, vrednote in načela skladnosti poslovanja, ključna področja skladnosti poslovanja, način delovanja in umeščenost v celovit sistem upravljanja tveganj v družbi KOTO ter določa odgovornost za izvajanje ukrepov za zagotavljanje skladnosti poslovanja v družbi KOTO.

Namen instrumenta skladnosti poslovanja je zagotavljanje trajnega poslovanja družbe KOTO v skladu z zakonodajo, internimi predpisi, korporativnimi praksami, priporočili in pričakovanji ter v skladu z najvišjimi etičnimi načeli, kot jih opredeljuje Etični Kodeks družbe KOTO.

Cilj Politike skladnosti poslovanja družbe KOTO je vzpostavitev in nadgradnja sistema skladnosti poslovanja v družbi KOTO. Spoštovanje in izvajanje pravil in ukrepov na področju skladnosti poslovanja posledično vodi v zagotavljanje skladnosti poslovanja družbe KOTO. Pravila in ukrepi zagotavljajo krepitev integritete in odgovornosti vseh zaposlenih in deležnikov ter omejujejo pojav korupcijskih in drugih tveganj, preprečujejo pojav nasprotja interesov in zlorabo notranjih informacij in pomenijo varovanje ugleda in dobrega imena družbe.

3 NAČELA SKLADNOSTI POSLOVANJA

Skladnost poslovanja temelji predvsem na naslednjih načelih:

zakonitosti in etičnosti kot ključni vrednoti skladnosti poslovanja;
uveljavljanje vrednot in načel poslovanja v družbi KOTO;
poslovodstvo je zgled skladnosti poslovanja;
vsi zaposleni v družbi KOTO smo nosilci odgovornosti skladnosti poslovanja.

3.1 ZAKONITOST IN ETIČNOST

Zahteve in okvir za skladnost poslovanja izhajajo iz:

veljavnih zakonov in podzakonskih predpisov;
drugih predpisov, politik, Etičnega kodeksa, internih aktov in organizacijskih predpisov, ki zavezujejo družbo;
sklenjenih in veljavnih pogodb in pogojev poslovanja;
dobre poslovne prakse, standardov stroke na vseh področjih poslovanja, Kodeksa korporativnega upravljanja družb s kapitalsko naložbo države (KKUDD ali Kodeks SDH) , priporočil in pričakovanj SDH ter drugih nadzornih institucij.

3.2 VREDNOTE IN NAČELA

Pri uresničevanju poslanstva in vizije družba KOTO temelji na naslednjih vrednotah:

trajnostno delovanje in etičnost v poslovanju;
inovativnost in strokovnost;
pogum in vztrajnost.

Od vseh zaposlenih v družbi KOTO se pričakuje, da delujemo skladno z vrednotami družbe.

Družba KOTO deluje skladno z visokimi etičnimi standardi, pri čemer so temeljni stebri njenega delovanja naslednji:

3.2.1 SVOBODNA IZBIRA ZAPOSLITVE

Zaposlitev v družbi KOTO je svobodna odločitev posameznika. Pred podpisom pogodbe o zaposlitvi je vsak delavec pisno in jasno obveščen o vseh pogojih zaposlitve, vključno s pravicami, obveznostmi in plačilom za opravljeno delo.

3.2.2 ZAGOTOVLJENA REDNA ZAPOSLITEV

Delo v družbi KOTO se izvaja na podlagi veljavne in priznane pogodbe o zaposlitvi, v skladu z nacionalno zakonodajo in uveljavljeno prakso.

3.2.3 DRUŽBA KOTO SE ZAVEZUJE, DA:

Ne bo izigravala delovnopravne ali socialne zakonodaje s sklepanjem pogodb civilnega prava z ekonomsko odvisnimi osebami in sklepala pogodb o začasnem in občasnem 5 Etični kodeks delu, če obstajajo elementi delovnega razmerja in če delavec izpolnjuje predpisane pogoje za opravljanje dela po pogodbi o zaposlitvi.

Ne bo zlorabljala pogodb za določen čas z njihovo pretirano uporabo brez utemeljenega razloga.

Bo enake zahteve glede skladnosti z delovnopravno zakonodajo, poštenih in stabilnih delovnih pogojev ter spoštovanja pravic delavcev postavila tudi za podizvajalce, zaposlitvene agencije in vse druge oblike sodelovanja, ki vključujejo zagotavljanje dela.

3.2.4 POŠTENO PLAČILO

Družba KOTO zagotavlja pošteno plačilo Družba KOTO zagotavlja pravično nagrajevanje dela in doseženih rezultatov. Zaposlenim nudi ustrezno plačilo v skladu z veljavno zakonodajo, pri čemer posebno pozornost namenja zagotavljanju vsaj minimalne plače, pravičnega plačila ter pogojev za dostojno življenje.

3.2.5 VARNO IN ZDRAVO DELOVNO OKOLJE

KOTO si prizadeva za ustvarjanje spodbudnega in prijetnega delovnega okolja in zdravih medsebojnih odnosov. Družba zagotavlja zdrave in varne delovne pogoje in skrbi za nenehen razvoj na področju varnosti in zdravja. V družbi KOTO sprejemamo ukrepe, izvedljive v razumnih mejah, za zaščito delavcev pred nezgodami in poškodbami iz dela in v zvezi z delom, s katerimi zmanjšamo možnost pojava nevarnih dogodkov v delovnem okolju. Vsi zaposleni smo redno poučeni v zvezi z zdravjem in varnostjo na delovnem mestu. Zagotovljene imamo čiste toaletne prostore, dostop do pitne vode in ustrezen prostor za uživanje obrokov hrane.

3.2.6 PREPOVED OTROŠKEGA DELA

Prepoved otroškega dela Družba KOTO odločno nasprotuje kakršnikoli obliki otroškega dela in zagotavlja spoštovanje najvišjih standardov na tem področju. • Prepoved otroškega dela Družba KOTO ne tolerira nobene oblike otroškega dela za otroke, mlajše od 15 let. Delo otrok (pod 15 let starosti) v družbi KOTO ni dovoljeno. • Zaščita pravic otrok Družba KOTO spoštuje pravico otrok do razvoja, izobrazbe in zdravega otroštva. Kakršna koli oblika prisilnega otroškega dela je strogo prepovedana, prav tako je treba biti pozoren na morebitne znake takšnega ravnanja. • Zaposlovanje mladoletnih oseb V primerih zaposlitve mladoletnih oseb (od 15 do 18 let) družba KOTO dosledno upošteva delovno-pravno zakonodajo. To vključuje: o prepoved nočnega in nadurnega dela, o prepoved dela na delovnih mestih z večjo nevarnostjo, o zagotavljanje, da mladoletni delavci ne delajo v pogojih, ki so škodljivi za njihovo zdravje, varnost ali razvoj. • Odnos do poslovnih partnerjev Družba KOTO nikoli ne najema otroškega ali prisilnega dela, tudi če je to lokalna praksa. Prav tako ne sklepa pogodb ali posluje s partnerji, ki uporabljajo otroško delo ali prisilno delo. Družba KOTO strogo zavrača kakršnokoli toleranco do partnerjev ali podizvajalcev, ki ne spoštujejo omejitev otroškega dela.

3.2.7 SPOŠTOVANJE DELOVNEGA ČASA

Družba KOTO upošteva zakonske normative glede delovnega časa, odmorov, počitkov, letnega dopusta in pravice do odklopa. Zaposleni svoj delovni čas primerno izkoristimo, vodje pa si prizadevajo za pravočasno in jasno razdelitev delovnih nalog.

3.2.8 SPODBUJANJE ODPRTE KOMUNIKACIJE

Zaposleni v družbi KOTO si prizadevamo za jasno in odkrito komunikacijo znotraj podjetja kot tudi navzven. Zaposleni imamo pravico in dolžnost, da smo informirani o stvareh, ki so povezane z našim delom oz. na katere imamo kakršenkoli vpliv. Vodilni delavci v družbi pa imajo dolžnost, da zaposlene informirajo o postavljenih ciljih, doseženih rezultatih, poslanstvu in viziji družbe.

4 KLJUČNA PODROČJA IN NALOGE V OKVIRU SKLADNOSTI POSLOVANJA

Sistem skladnosti poslovanja družbe KOTO temelji na ukrepih za krepitev integritete in odgovornosti ter omejevanju korupcijskih in drugih tveganj, preprečevanju pojava nasprotja interesov ter zlorab notranjih informacij. Z zagotavljanjem ustreznega ravnanja in delovanja družbe KOTO, ki vključuje sodelovanje ključnih deležnikov v družbi, oblikovanje strategij obvladovanja tveganj ter vzpostavljanje učinkovitih komunikacijskih kanalov znotraj organizacije, postaja sistem skladnosti poslovanja celovit in zajema vse vidike, ki so ključni za zagotavljanje zakonitega, transparentnega in etičnega poslovanja družbe.

4.1 KLJUČNA PODROČJA, KI JIH SISTEM SKLADNOSTI POSLOVANJA ZAJEMA

zagotavljanje skladnosti poslovanja in integritete z zakonodajo in drugimi predpisi, internimi akti družbe KOTO, priporočili in pričakovanji SDH;
zagotavljanje in nadaljnji razvoj korporativne integritete, vodenje načrta integritete in zagotovitev delovanja mehanizma zaznave in odkrivanja korupcijskih tveganj;
mehanizem prijave domnevnih nepravilnosti in zaščita prijaviteljev;
sistem prijav in evidentiranja sprejemanja daril s strani zaposlenih v družbi;
varovanje in obvladovanje poslovnih skrivnosti v družbi KOTO;
neprekinjeno usposabljanje, izobraževanje in osveščanje zaposlenih v družbi KOTO s pravili in okviri skladnosti poslovanja;
druga področja skladnosti poslovanja in integritete v družbi (npr. preprečevanje goljufij, zlorab, odprava nasprotij interesov, obvladovanje internih aktov,…).

4.2 NALOGE ZA ZAGOTAVLJANJE SKLADNOSTI POSLOVANJA IN INTEGRITETE

tekoče spremljanje sprememb zakonodaje, predpisov in najboljše prakse ter delovanje v skladu z določili omenjenih aktov;
priprava in tekoče spreminjanje oziroma dopolnjevanje internih aktov na področjih delovanja družbe KOTO;
vključevanje obvez glede skladnosti poslovanja v interne akte, postopke in procese;
delovanje v skladu z etičnimi načeli družba KOTO;
imenovanje pooblaščene osebe za skladnost poslovanja in integriteto;
priprava in dopolnjevanje načrta integritete;
zagotavljanje sistema varovanja podatkov in notranjih informacij;
zagotavljanje sistema prijav neetičnih in nezakonitih vplivov;
zagotavljanje sistema prijav sumov domnevnih nepravilnosti, zaščita prijaviteljev ter določitev postopkov za obravnavo prijav nepravilnosti;
zagotavljanje sistema razkritja in izogibanja nasprotja interesov;
zagotavljanje varstva osebnih podatkov;
izvajanje postopkov v skladu z veljavno zakonodajo na področju javnih naročil;
zagotavljanje preglednosti in standardov poslovanja in nadzora, skladno z veljavno zakonodajo in priporočili;
zagotavljanje in organiziranje izobraževanja in osveščanja zaposlenih na vseh področjih skladnosti poslovanja in integritete.

5 SISTEM UPRAVLJANJA TVEGANJ V DRUŽBI

Odgovorno izvajanje funkcije korporativnega upravljanja in skladnosti poslovanja zahteva sistematično in celovito upravljanje tveganj. Odgovornost poslovodstva in posameznih organizacijskih enot je aktivno sodelovanje v sistematičnem upravljanju tveganj na vseh ravneh delovanja. To vključuje redno prepoznavanje, ocenjevanje oziroma vrednotenje in obvladovanje tveganj, povezanih s skladnostjo poslovanja in integriteto; če je potrebno tudi ustrezno zavarovanje tveganj.

Sistem upravljanja tveganj na vseh področjih poslovanja družbe KOTO predstavlja ključen element za zagotavljanje stabilnega, učinkovitega in uspešnega poslovanja družbe. Celovit sistem upravljanja tveganj ima pomembno vlogo pri zagotavljanju skladnosti poslovanja. Prav tako pa s skladnostjo poslovanja lahko zagotavljamo obvladovanje tveganj. Zato ima družba KOTO vzpostavljen celovit sistem obvladovanja tveganj, v katerega so vključena tudi tveganja s področja skladnosti poslovanja in integritete.

Poleg internih aktov družbe KOTO s področja tveganj, krovni dokument glede tveganj predstavlja Načrt integritete družbe KOTO v katerem so zbrana vsa identificirana tveganja, zajema opise tveganj, ukrepe za obvladovanje tveganj, izvajanj revizij, ovrednotenje tveganj, nosilce ukrepov in roke za izvedbo ukrepov.

Z identifikacijo ključnih tveganj na področju skladnosti poslovanja in integritete družbe, se zagotavlja, da so tovrstna tveganja in ukrepi za obvladovanje tveganj povezani z zakonodajo, etičnimi standardi ter notranjimi predpisi, da so določene odgovornosti in sredstva za njihovo učinkovito obvladovanje, vse v smeri preprečevanja korupcije, upravljanja konfliktov interesov ter vzdrževanja integritete poslovanja.

Načrt integritete predstavlja strateški dokument družbe, ki zajema ključna identificirana tveganja na področju skladnosti poslovanja in integritete ter smernice in ukrepe za njihovo učinkovito upravljanje. V načrtu integritete so popisana vsa ključna tveganja s področja skladnosti poslovanja in integritete, vključno z instrumenti za njihovo učinkovito obvladovanje ter krepitev integritete.

Z rednim posodabljanjem vsebine načrta, ki zajema tako izvajanje rednih pregledov in preizkusov ustreznosti in s tem preverjanje učinkovitosti ukrepov, identifikacijo novih tveganj ter prilagajanje načrta glede na spremembe v okolju, poslovnih procesih in zakonodaji, se v družbi KOTO spodbuja kultura skladnosti poslovanja, zagotavlja trajnostno in etično poslovanje, kar prispeva k dolgoročnemu uspehu in ugledu družbe.

6 ODGOVORNOST ZA ZAGOTAVLJANJE SKLADNOSTI POSLOVANJA V DRUŽBI

Nosilci odgovornosti za področje skladnosti poslovanja v družbi KOTO so:

Vsi zaposleni

Postopke in ukrepe za zagotavljanje skladnosti poslovanja izvajajo vsi zaposleni pri vsakodnevnem izvrševanju svojih nalog, pooblastil, odgovornosti in pravic. S tem izpolnjujejo svojo zavezo do družbe, da s svojo usposobljenostjo, skrbnostjo in prizadevnostjo pri svojem delu ravnajo v skladu z interesi gospodarske družbe in s ciljem varovanja ugleda in dobrega imena družbe KOTO.

Poslovodstvo družbe

Organi vodenja družbe so odgovorni za delovanje družbe v skladu z vrednotami, cilji in strategijo družbe. Hkrati je poslovodstvo družbe zavezano dosegati najvišje standarde skladnosti poslovanja družbe in s tem predstavljati vzor in zgled pri uveljavljanju korporativne kulture vseh zaposlenih v družbi KOTO.

Pooblaščenec za skladnost poslovanja in integriteto

Pooblaščenec kot nosilec in koordinator funkcije skladnosti poslovanja v družbi v povezavi z integriteto, v sodelovanju z poslovodstvom družbe in drugimi pristojnimi organizacijskimi enotami v družbi KOTO za področja skladnosti poslovanja in upravljanja s tveganji, skrbi za vzpostavitev in delovanje sistema skladnosti poslovanja. Nosilci so zavezani k odgovornemu delovanju vseh organiziranih poslovnih procesov v družbi, ki temeljijo na:

zavezi k doslednemu spoštovanju zakonodaje in drugih predpisov, internih predpisov, politik, strategije ter kodeksa ravnanja, ki so oblikovani v skladu z zakonodajo in najvišjimi etičnimi standardi;
prizadevanju za razvoj organizacijske kulture skladnosti poslovanja, ki učinkovito prispeva k trajnostnemu poslovanju družbe in spodbuja zakonito, transparentno in etično ravnanje vseh zaposlenih in drugih posameznikov;
skrbi za motiviranje zaposlenih z gradnjo ozaveščenosti področja skladnosti poslovanja, na način, da se zaposlene vzpodbudi k doseganju pomembnih ciljev na področju skladnosti;
ustrezni notranji in zunanji komunikaciji na tem področju.

7 NAČIN ZAGOTAVLJANJA STALNEGA IZBOLJŠANJA SISTEMA SKLADNOSTI POSLOVANJA

Za zagotavljanje stalnega izboljševanja sistema skladnosti poslovanja je ključno prilagajanje na nenehne spremembe v poslovnem okolju in potrebe v družbi, ki lahko predstavljajo nova in dodatna tveganja ter posledično izboljševanje učinkovitosti ukrepov za obvladovanje le-teh.

Periodični pregledi in ocene sistema skladnosti poslovanja sledijo novim zakonodajnim okvirjem, ki imajo za posledico redno posodabljanje internih predpisov in politik v skladu z novimi zakonodajnimi in drugimi zahtevami, kar mora zagotavljati sistem obvladovanja internih aktov v družbi. Prav tako pa je le z vsakokratno oceno sistema skladnosti poslovanja omogočena preglednost učinkovitosti ukrepov ter priložnost za izboljšave.

Področje skladnosti poslovanja in integritete je neposredno povezano z zaposlenimi, ki so ključni akterji v tem procesu. Spodbujati je treba njihovo aktivno sodelovanje, podajanje predlogov za izboljšave ter sodelovanje s pooblaščencem za skladnost poslovanja, kar zahteva redna izobraževanja , usposabljanja in osveščanje zaposlenih glede novosti v zakonodaji, etičnih standardov ter internih pravil. S tem se zagotavlja, da so zaposleni vedno seznanjeni s svojimi odgovornostmi in najnovejšimi smernicami, hkrati pa so ravno zaposleni povratni vir informacij in predlogov pri procesu izboljševanja sistema skladnosti

Pomembno področje stalnega izboljševanja sistema skladnosti poslovanja predstavlja sodelovanje s strokovnjaki in drugimi zunanjimi deležniki, seznanjanje z najboljšimi praksami ter upoštevanje usmeritev SDH.

8 POROČANJE POOBLAŠČENCA ZA SKLADNOST POSLOVANJA IN INTEGRITETO

Za poročanje o področju skladnosti poslovanja v povezavi z integriteto in upravljanjem korupcijskih tveganj je odgovoren pooblaščenec za skladnost poslovanja.

Pooblaščenec vsako leto pripravi načrt dela in letno poročilo na področju skladnosti poslovanja in integritete, ki ga potrdi poslovodstvo družbe; z načrtom in poročilom pa se seznani revizijsko komisijo družbe ali nadzorni svet družbe.

Namen poročanja je v tem, da se nadzorni svet, revizijska komisija in poslovodstvo družbe seznanijo s področjem korporativne integritete, s tveganji in stopnjo tveganj, s katerimi se družba srečuje in sooča na tem področju. Poročanje istočasno sproži ustrezno komunikacijo, pravočasno pripravo družbe na izzive, razpravo in odločanje o ukrepih v družbi.

Pooblaščenec o stanju na področju korporativne integritete, ki vključuje tudi obravnavanje prijav domnevnih nepravilnosti, poroča revizijski komisiji družbe ali nadzornemu svetu družbe najmanj dvakrat letno, poslovodstvo družb pa kvartalno oziroma glede na aktualnost tematike in okoliščine.

9 ZAKLJUČEK

V sklepnem delu Politike skladnosti poslovanja družbe KOTO ponovno poudarjamo zavezanost družbe k doslednemu upoštevanju zakonodaje in drugih predpisov, internih aktov ter najvišjih etičnih standardov. Vodilo delovanja predstavlja nenehno izboljševanje sistema skladnosti poslovanja in integritete, ki omogoča prilagajanje spreminjajočemu se okolju in zagotavljanje trajnostne skladnosti poslovanja.

Družba KOTO se zavezuje k rednemu pregledovanju in ocenjevanju sistema skladnosti, spremljanju sprememb v zakonodaji, izobraževanju in osveščanju zaposlenih in sistematičnem spremljanju učinkovitosti ukrepov.

Odgovornost poslovodstva in celotne družbe je ključna za vzpostavitev celovite korporativne kulture, kjer se vsi zaposleni zavedajo svojih odgovornosti ter se vzpostavlja okolje, ki spodbuja etično in zakonito ravnanje. Družba KOTO se zavezuje k sodelovanju s strokovnjaki, spremljanju smernic panoge ter stalnemu prilagajanju sistema skladnosti novim izzivom.

Družba KOTO potrjuje svojo predanost integriteti, odgovornosti ter trajnostnemu in etičnemu poslovanju, kar predstavlja temelj za učinkovito delovanje družbe in ohranjanje ugleda v poslovnem okolju.

Politika skladnosti poslovanja družbe KOTO se objavi na internetni strani družbe KOTO in prične veljati z dnem podpisa poslovodstva družbe.